1. OBJETIVO

Definir los lineamientos necesarios para que las unidades académico-administrativas puedan llevar a cabo la selección, evaluación y reevaluación de los proveedores de la Universidad, siguiendo los requisitos contemplados en el Sistema de Gestión de la Calidad de los procesos de apoyo a la docencia, la investigación y la extensión en la Universidad Industrial de Santander.

2. ALCANCE

Aplica para la etapa de selección, evaluación y reevaluación de todos los proveedores de bienes y servicios con los que contrate la Universidad Industrial de Santander.

3. DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS

· Producto: Aquellos bienes y/o servicios tangibles o intangibles que son adquiridos por las diferentes unidades académico-administrativas para el desarrollo de sus actividades y proyectos.

· Factor: Aspecto relevante que incide en la calidad de un proceso contractual, un producto o un servicio.

· Unidad de Soporte: Unidad especializada en las características de calidad que deben cumplir los diferentes bienes o servicios adquiridos por las unidades académico- administrativas. Son unidades de soporte: División de Mantenimiento Tecnológico, División de Servicios de Información y División de Planta Física.

· Instructivo: Descripción escrita y detallada sobre cómo efectuar las actividades y procesos de manera coherente, llegando a un nivel de detalle amplio.

· Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso.

· Proceso: Conjunto de recursos y actividades interrelacionadas que transforman elementos de entrada en resultado.

· Proveedor: Persona jurídica o natural que suministra alguno o algunos bienes y/o servicios a una o varias Unidades Académico-Administrativas que integran la Institución.

· SGC: Sistema de Gestión de la Calidad.

· Inconformidad: Incumplimiento de una obligación o requisito contractual, comunicado por escrito por el interventor al contratista.

· SMLMV: Salario mínimo legal mensual vigente.

· UAA: Unidad Académico-Administrativa.

· Calificación: Valoración cuantitativa que mide el nivel de cumplimiento de los proveedores en cada uno de los factores de evaluación, tales como especificaciones técnicas, aspectos administrativos y de calidad.

· Selección de Proveedores: Proceso mediante el cual se elige un proveedor con base a unos criterios de selección específicos.

· Evaluación de Proveedores: Método mediante el cual se determina el cumplimiento de los aspectos técnicos, administrativos y de calidad de un proveedor, durante la ejecución del contrato.

· Reevaluación de Proveedores: Proceso mediante el cual se vuelve a evaluar a un proveedor y se le realiza seguimiento al contrato.

· Recalificación: Solicitud que hace el proveedor para corregir el resultado de la calificación INCUMPLE, obtenida en la evaluación de proveedores.

· Precio del Mercado: Precio promedio de consulta a varios proveedores diferentes. Precio de consulta que tiene la Universidad para artículos comprados anteriormente, en la base de datos del sistema de información financiero.

· RUP: Registro Único de Proponentes. Registro de creación legal, en el cual, se inscriben en la Cámara de Comercio las personas naturales o jurídicas, que aspiran a celebrar contratos de obra, consultoría, suministro y compraventa de bienes muebles, con entidades estatales.

2. SELECCIÓN DE PROVEEDORES

4.1 SELECCIÓN DE PROVEEDORES CUANTÍA MENOR A 50 SMLMV

Para la contratación de bienes y/o servicios por cuantías menores a 50 SMLMV, se debe tener en cuenta el precio del mercado y tomar como referencia el documento PCO.01 Contratación de bienes y servicios cuantía menor a 50 SMLMV.

La selección de proveedores para la adquisición de bienes y/o servicios por cuantías menores a 50 SMLMV es responsabilidad del ordenador del gasto de la unidad gestora, quien al momento de adjudicar y generar las órdenes de contratación deberá tener en cuenta los siguientes aspectos para la selección de proveedor:

§ Precio más favorable: El proveedor cuenta con la oferta más económica que satisface plenamente los requisitos establecidos para la adquisición del bien o servicio.

§ Proveedor único: El proveedor es persona natural o jurídica que tiene la exclusividad o es el único en el mercado con capacidad de prestar u ofrecer un bien y/o servicio específico en la institución.

§ Buena experiencia: El proveedor cuenta con experiencia como persona natural o jurídica en la ejecución de contratos con la Universidad con similares o las mismas características de los bienes y/o servicios que se desean adquirir.

§ Oportunidad del servicio: El proveedor ofrece dar respuesta en el tiempo requerido por la unidad gestora al momento de solicitar el bien y/o servicio.

§ Licitación Pública (Adjudicación parcial): Existe en el momento un proceso público de libre participación, en el cual, por medio del Pliego de Condiciones se formulan requerimientos de bienes y/o servicios con las mismas características de la necesidad a suplir, en que se

seleccionará la propuesta más conveniente y la que cumpla con los requisitos establecidos, por lo que la unidad gestora deberá sumarse a este proceso.

§ Convocatoria Pública (Adjudicación parcial): Existe en el momento un proceso público de libre participación, en el cual, por medio de los Términos de Referencia se formulan requerimientos de bienes y/o servicios con las mismas características de la necesidad a suplir, en que se seleccionará la propuesta más conveniente y la que cumpla con los requisitos establecidos, por lo que la unidad gestora deberá sumarse a este proceso.

§ Otros: Los demás aspectos que a criterio del ordenador del gasto justifiquen la selección apropiada del proveedor y la conveniencia institucional de celebrar contratos con él.

El ordenador del gasto deberá abstenerse de contratar con los proveedores que la Universidad descubra durante la evaluación documental de los procesos de Licitación y Convocatoria Pública en intento de fraude o engaño a la entidad o a los demás participantes o que hayan sido denunciados por la UIS ante las autoridades competentes por presunta presentación de documentación no ajustada a la realidad o falsa. En los casos anteriores la Dirección de Contratación y Proyectos de Inversión se encargará de informar a través de correo electrónico a los ordenadores del gasto para que se abstengan de contratar con los proveedores que se señalen y realizará solicitud escrita a la División financiera y a la División de Servicios de Información para que se impida la selección del proveedor por parte de las

U.A.A. para la adjudicación de contratos así como su registro en el Sistema de Información Financiero de la Universidad.

Una vez seleccionado el proveedor, es necesario verificar que se encuentre registrado en la base de datos de proveedores de la UIS antes de realizar la orden, en caso contrario, se debe solicitar su registro en el sistema de información Financiero, mediante el documento FCO.01 Registro de Proveedores de Bienes y Servicios.

Para la adquisición de los bienes y/o servicios con características técnicas uniformes contemplados en el Sistema de Contratación en Línea de la Universidad Industrial de Santander, el ordenador del gasto deberá hacer uso del sistema para la selección del proveedor, selección que se realizará automáticamente teniendo en cuenta el menor costo total para la Universidad.

4.1 SELECCIÓN DE PROVEEDORES CUANTÍA MAYOR O IGUAL A 50 SMLMV

Para realizar la contratación de un bien y/o servicio para cuantías mayores o iguales a 50 SMLMV se toman como referencia los documentos PCO.02 Contratación de bienes y servicios cuantía mayor o igual a 50 y menor a 500 SMLMV, PCO.03 Contratación de bienes y servicios cuantía igual o mayor a 500 SMLMV (Licitaciones), PCO.04 Contratación Intuito Personaje.

La Dirección de Contratación y Proyectos de Inversión será la responsable de velar por la adecuada selección de contratistas para dichos montos. Estos procesos se realizan teniendo en cuenta los Pliegos de Condiciones para las Licitaciones Públicas o los Términos de Referencia para las Convocatorias Públicas, en los cuales se define el objeto del contrato, las especificaciones que corresponden al valor estimado, las condiciones de participación, y los requisitos de la propuesta.

Los requisitos generales de selección corresponden a:

§ No estar impedido por causa de inhabilidades o incompatibilidades para contratar, especialmente por las establecidas en la Constitución Política y en la Ley 80 de 1983.

§ Estar a paz y salvo con los aportes del sistema de seguridad social integral y aportes parafiscales que le correspondan, conforme lo establece el Art. 50 de la Ley 789 de 2002, Reforma Laboral.

§ Acreditar con certificado vigente expedido por la Contraloría General de la República, que no tiene responsabilidades fiscales que lo inhabiliten para contratar con el estado.

§ Copia del Registro Único Tributario (RUT) vigente.

§ Tener capacidad jurídica para ofrecer y ejecutar las obligaciones previstas en el contrato, conforme a su naturaleza jurídica y regulación legal o estatutaria que le corresponda.

Además de los requisitos generales de la propuesta, se encuentran definidos los factores de evaluación objetiva y las demás condiciones que se requieren para adelantar el proceso de selección que se definen explícitamente en los Pliegos de Condiciones ó en los Términos de Referencia, teniendo en cuenta el objeto y la cuantía del contrato. Generalmente los factores a considerar pueden ser los siguientes:

§ Capacidad de Contratación (KI): Capacidad inscrita de contratación como constructor, consultor o proveedor, expresada en SMLMV, que corresponde a la indicada en el RUP de la Cámara de Comercio.

§ Capacidad Residual de contratación (KRC): Esla capacidad real de contratación del RUP, la cual resulta de restarle a la capacidad de contratación la sumatoria de los valores de los contratos que tenga en ejecución el contratista.

§ Experiencia específica del proponente: Ejecución de contratos realizados con las mismas características correspondientes al objeto del contrato actual.

§ Información Financiera: Información detallada de los estados financieros que permite evaluar el comportamiento de los siguientes indicadores:

- Capital de trabajo: Corresponde al capital adicional con el que se debe contar para poner en funcionamiento el Proyecto.

- Solvencia: Capacidad que tiene el contratista de cubrir las deudas y cumplir con las obligaciones adquiridas a corto o largo plazo.

- Nivel de Endeudamiento: Determina la participación de los acreedores sobre los activos del contratista.

§ Capacitación: Conocimientos transmitidos por el proveedor al funcionario de la Universidad para conocer y entender el correcto manejo y funcionamiento del bien o servicio adquirido.

§ Soporte Técnico: Servicio que provee asistencia para ayudar a resolver los problemas que se puedan presentar en el momento de hacer uso del bien y/o servicio adquirido.

§ Certificación de calidad: Documento por medio del cual, el contratista, a través de una entidad de certificación, declara la conformidad de un producto y/o servicio, con una determinada norma o documento de referencia.

§ Certificación del Fabricante: Persona natural o jurídica que se dedique a la venta o distribución del producto adquirido por concesión, autorización o acuerdo con el fabricante o su representante de fábrica.

§ Garantía: Documento que emite el fabricante del bien y/o servicio adquirido, afirmando la idoneidad del diseño, materiales y mano de obra utilizados en la fabricación del producto, donde se compromete con el reembolso, reparación, sustitución, o cualquier otro remedio adecuado para corregir las fallas, defectos o deficiencias que dichos bienes y/o servicios puedan presentar dentro de un periodo de tiempo determinado.

§ Personal técnico: Personal encargado de proveer soporte técnico y de apoyo a los bienes y/o servicios adquiridos por la Universidad.

4.2.1 Selección de Proveedores -

Cuando se requiera la contratación de consultorías y servicios especializados, artísticos o técnicos de alta complejidad para las UAA, y el contrato pueda ser ejecutado por una sola persona natural o jurídica, por su acreditada experiencia especifica, se requerirá concepto jurídico previo y dictamen favorable del Director de Contratación y Proyectos de Inversión en todos los casos en los que los ordenadores de gasto delegados del Rector pretendan celebrar contratos intuito personaje, según el procedimiento PCO.04 Contratación Intuito Personaje.

1. EVALUACIÓN DE PROVEEDORES

La evaluación de Proveedores para cuantías menores a 50 SMLMV será realizada mediante el Sistema de Información Financiero, por parte de los Ordenadores de Gasto al momento de autorizarelúltimopago,lograndoasílaUniversidadevaluarlatotalidaddelosproveedores.

La evaluación de proveedores para montos mayores o iguales a 50 SMLMV será para el total de proveedores con los que contrate la Universidad. Dicha evaluación será realizada por los Ordenadores de Gasto y la Dirección de Contratación y Proyectos de Inversión mediante el documento FCO.07 Evaluación de Proveedores Cuantía mayor o igual a 50 SMLMV. En caso de ser necesario, la Dirección de Contratación y Proyectos de Inversión solicitará la evaluación a las unidades de soporte o las interventorías asignadas a cada proceso contractual.

La evaluación podrá ser tenida en cuenta como requisito para la participación de los proveedores en los procesos contractuales requeridos por la Universidad, siempre y cuando los Pliegos de Condiciones o los Términos de Referencia lo especifiquen.

Cuando se presenten condiciones de igualdad entre los proponentes para un proceso contractual, se tendrá preferencia por aquel que tenga una evaluación superior, siempre y cuando los Pliegos de Condiciones o los Términos de Referencia así lo determinen.

Semestralmente, la Dirección de Contratación y Proyectos de Inversión, publicará en la WEB institucional un reporte de los proveedores que se encuentren evaluados con calificación CUMPLE o INCUMPLE y notificará por escrito a los proveedores que se encuentren calificados como INCUMPLE, los cuales serán bloqueados para todas las adquisiciones en el Sistema de Información Financiero hasta tanto no sean recalificados, según el procedimiento descrito en el numeral 7 del presente documento. Cada vez que un proveedor solicite recalificación se actualizará el reporte de la evaluación de proveedores correspondiente.

Si el proveedor no ha tenido ninguna relación comercial con la institución, se omite el numeral 5 del presente documento.

5.1 EVALUACIÓN DE PROVEEDORES CUANTÍA MENOR A 50 SMLMV:

La evaluación de proveedores para cuantías menores a 50 SMLMV se realiza a través del Sistema de Información Financiero de la Universidad, en el momento de autorizar el último pago, para todos los proveedores con los que contrate la Universidad, cada vez que el proveedor adquiera compromisos comerciales con la Institución.

Los criterios de evaluación valoran objetivamente tres (3) factores específicos, los cuales corresponden a:

A. CALIDADDELBIENO SERVICIO: Evalúala satisfacción de las necesidades y expectativas que el usuario o cliente tiene del bien y/o servicio adquirido.

B. CUMPLIMIENTO DE ESPECIFICACIONES TÉCNICAS: Evalúa el cumplimiento de requisitos y especificaciones técnicas de los bienes y/o servicios adquiridos por las UAA.

C. CUMPLIMIENTO DE PLAZOS DEL CONTRATO: Evalúa la entrega puntual de los bienes y/o servicios adquiridos.

La evaluación se realiza asignando una de tres posibles valoraciones del factor en verificación; Excelente (4.5 – 5.0 puntos), Bueno (3.9 – 4.4 puntos), Regular (3.0 - 3.8 puntos) o No Cumple (Menos de 3.0 puntos).

La evaluación de cada proveedor será el promedio de todas las evaluaciones de las adquisiciones realizadas por las UAA. El promedio de los puntos asignados a cada factor genera el resultado definitivo de la evaluación del proveedor. Dicho promedio será realizado por el Sistema de Información Financiero de la Universidad.

Si el promedio final de cada factor es menor a 3.0 puntos en por lo menos un factor de evaluación, el proveedor obtendrá una calificación “INCUMPLE”, de acuerdo a la siguiente tabla:

5.1 EVALUACIÓN DE PROVEEDORES CUANTÍA MAYOR O IGUAL A 50 SMLMV:

La evaluación de proveedores cuantía mayor o igual a 50 SMLMV se realiza por medio del documento FCO.07 Evaluación de Proveedores cuantía mayor o igual a 50 SMLMV, en el cual se registra la información concerniente al contrato, como es el número del documento contractual, nombre del proveedor, objeto de la contratación del bien y/o servicio, fecha de evaluación y fecha de adjudicación del contrato.

La evaluación valora objetivamente cinco (5) factores específicos que miden el cumplimiento y la calidad de los proveedores que suministran los bienes y/o servicios a las diferentes UAA.

Se evaluarán solo los factores que apliquen al proceso contractual del cual tenga conocimiento el evaluador correspondiente, es decir, si no se tiene conocimiento de algún factor de evaluación, éste no debe ser evaluado y se indicará en la casilla correspondiente del formato FCO.07 No aplica (N.A.). La calificación final del proveedor se obtendrá de las evaluaciones realizadas por los evaluadores, teniendo en cuenta el promedio del puntaje de cada factor.

Estaevaluaciónpuedeserrealizadaenvariasetapas,laprimeraalmomentodelaverificacióndelos bienes y/o servicios adquiridos por las UAA, y las posteriores cada vez que se presenten reclamos y/o solicitudes que afecten los factores Calidad del bien y/o servicio y el Servicio Postventa, en un período no mayor a lo estipulado en la vigencia del contrato en las pólizas que respaldan el mismo.

Cuando el bien o servicio requiera la valoración de alguna de las unidades de soporte (véase Procedimientos de Contratación), el representante de dicha unidad debe realizar la evaluación junto con el responsable del proceso contractual, firmando en el espacio reservado para el Evaluador 2. Se envía una copia de la evaluación a la Dirección de Contratación y Proyectos de Inversión, ya sea en copia dura o por correo electrónico. Una vez realizada la evaluación, la Dirección de Contratación y Proyectos de Inversión notificará los resultados al proveedor para que pueda identificar las falencias de los bienes y/o servicios ofrecidos. Esta notificación se realizará por medio de la página WEB institucional en el link de Contratación.

La Dirección de Contratación y Proyectos de Inversión puede solicitar a cualquier Unidad Académico-Administrativa realizar la evaluación de alguno de los proveedores, siempre y cuando haya tenido relación directa con la UAA.

Los factores de evaluación corresponden a:

A. CUMPLIMIENTO DE ESPECIFICACIONES TECNICAS: Hace referencia a la observancia que asume el proveedor, conforme a los requisitos y características técnicas que deben cumplir los bienes y/o servicios adquiridos por las UAA. Estas características se encuentran registradas en los documentos contractuales como son los Términos de Referencia para los procesos de contratación directa o convocatoria pública; en los Pliegos de Condiciones para los procesos de licitación pública, y en las Especificaciones Técnicas para la contratación Intuito Personae.

B. CUMPLIMIENTO DE PLAZOS DEL CONTRATO: Este factor evalúa el desempeño que tiene el proveedor en la observancia de los espacios de tiempo señalados y los compromisos adquiridos en el proceso contractual. Estos plazos y compromisos, al igual que las especificaciones técnicas, se encuentran registradas en los documentos derivados de los procesos contractuales conforme a su monto.

C. CUMPLIMIENTO DE ASPECTOS ADMINISTRATIVOS: Factor que hace referencia al cumplimiento de los requisitos y compromisos que tiene el proveedor con los pagos, trámites, pólizas y documentos establecidos por la Universidad para el correcto desarrollo del proceso contractual. Estos requisitos y compromisos se encuentran contemplados en los procedimientos de contratación y en los documentos contractuales: Órdenes de compra, de trabajo, de suministros y de consultoría, los términos de referencia y los pliegos de condiciones.

D. CALIDAD DEL BIEN O SERVICIO: Este factor valora las percepciones que el usuario tiene del cumplimiento de las características de durabilidad y funcionamiento propias del bien o servicio adquirido. Dependiendo del tipo de bien o servicio contratado, este factor puede ser evaluado en el momento del recibido o después de un período de tiempo de uso del bien o servicio suficiente para establecer su calidad, pero con anterioridad al vencimiento de las pólizas de calidad correspondientes.

E. SERVICIO POSTVENTA: Mide el desempeño que ha tenido el proveedor al momento de brindar el soporte y/o capacitación requeridos por las diferentes UAA después de adquirir los bienes y/o servicios. Por lo tanto, este factor se evaluará periódicamente dependiendo de las condiciones establecidas en las contrataciones sobre el servicio postventa exigido.

La evaluación se realiza asignando una de cuatro posibles valoraciones del factor en verificación: Excelente (4.5 - 5.0 puntos), Bueno (3.9 – 4.4 puntos), Regular (3.0 – 3.8puntos) o No Cumple (Menos de 3.0 puntos). Esta valoración se hará con base a los criterios de evaluación presentados en el numeral 5.2.1.

La evaluación de cada proveedor será el promedio de todas las evaluaciones de las adquisiciones realizadas por las UAA. El promedio de los puntos asignados a cada factor genera el resultado definitivo de la evaluación del proveedor, dicho promedio será realizado por la Dirección de Contratación y Proyectos de Inversión.

Si el promedio final de cada factor es menor a 3.0 puntos en por lo menos un factor de evaluación, el proveedor obtendrá una calificación “INCUMPLE”, de acuerdo a la siguiente tabla:

6. REEVALUACIÓN DE PROVEEDORES:

Cuando se tienen varias evaluaciones de un mismo proveedor, la valoración de cada aspecto será determinada por el promedio de los puntos asignados en las evaluaciones. El total de la evaluación para el proveedor por montos menores a 50 SMLMV se asignará por el valor promedio de las calificaciones de los aspectos evaluados, conforme a la Tabla de Evaluación del numeral 5.1, y el total de la evaluación para el proveedor por montos mayores o iguales a 50 SMLMV se asignará por el valor promedio de las calificaciones de los aspectos evaluados, conforme a la Tablade Evaluación del numeral

5.2 del presente documento.

La reevaluación de proveedores se realiza cada vez que un proveedor vuelve a adquirir compromisos con la Institución.

7. RECALIFICACIÓN DE PROVEEDORES:

Un proveedor que posee una evaluación con calificación INCUMPLE no puede participar en los procesos contractuales de la Universidad hasta tanto no sea recalificado. No será objeto de recalificación el proponente calificado como INCUMPLE y que está en proceso jurídico de reclamación de pólizas de calidad, cumplimiento y estabilidad, hasta tanto no se resuelva el proceso.

Salvo lo anterior, el proponente para ser recalificado podrá proceder de la siguiente manera:

- Solicitar recalificación con respecto de las contrataciones objeto de la calificación, justificando las causales de recalificación.

- El proponente, transcurridos más de 6 meses de la calificación anterior, podrá solicitar nuevamente recalificación adjuntando 2 certificaciones de contrataciones similares con otras entidades públicas que se hayan realizado con posterioridad a la calificación hecha por la Universidad, en las cuales se constate una calificación buena o excelente. La UIS evaluará la documentación y determinará la aceptabilidad de habilitar al proponente para participar en nuevos procesos de contratación.

8. ACTIVIDADES Y PROCEDIMIENTOS