Obligaciones del empleador dentro del SGSST según el decreto 1072 de 2015

El Sistema de seguridad y salud en el trabajo (SGSST) involucra a dos agentes principales: el empleador y el empleado. El empleador está obligado a garantizar la protección de la seguridad y la salud de los empleados de acuerdo con lo que dicta el decreto 1072 de 2015, el cual reúne todas las normas que reglamentan el trabajo actualmente en Colombia. Las obligaciones que expone el decreto abarcan desde la comunicación del SGSST que debe realizar cada organización a sus empleados, hasta la planeación o la definición de recursos. Conozca todas las responsabilidades del empleador dentro del SGSST y evite eventualidades y percances.

Obligaciones del empleador

En pocas palabras, las obligaciones del empleador se resumen en brindar seguridad y proteger la salud de los empleados. Sabemos que el combustible de cualquier organización son los trabajadores y velar por sus óptimas condiciones se traduce en mayor productividad y eficacia en una organización.

El capítulo 6 del decreto 1072 del Ministerio del Trabajo abarca todas las directrices de obligatorio cumplimiento para implementar el SGSST. Estas deben ser aplicadas por todos los empleadores públicos y privados, los contratantes de personal bajo modalidad de contrato civil, comercial o administrativo, las organizaciones de economía solidaria y del sector cooperativo y las empresas de servicios temporales; deben cubrir a todos los empleados dependientes, contratistas, trabajadores cooperados y los trabajadores en misión. En Pensemos le presentamos una explicación sobre los once puntos que expone el decreto sobre las obligaciones del empleador.

·         Crear un documento escrito por medio del cual se defina y se divulgue la política de SGSST. Este servirá como marco de referencia para revisar después de un periodo de tiempo, los objetivos planteados en el SGSST desde su inicio.

·         Asignar y comunicar responsabilidades específicas en SGSST a todas las divisiones de la organización, incluida la dirección o la gerencia general. Esto asegura que todos los integrantes de una organización estén al tanto de sus responsabilidades, pero también de sus derechos frente al sistema.

·         Rendir cuentas de los resultados al interior de la organización por parte de todos a los que se les hayan  asignado  alguna  responsabilidad  dentro  del  sistema.  Este reporte debe quedar registrado a través de algún medio escrito, electrónico o el que sea acordado por los responsables. La frecuencia de la rendición de cuentas debe hacerse mínimo una vez al año.

·         Definir y asignar el personal, los recursos financieros y técnicos para el diseño, implementación, revisión, evaluación y mejora de las medidas de prevención y control           para:

-     La gestión eficaz de los peligros y riesgos en el lugar de trabajo.

-  Que los responsables (Comité Paritario o Vigía de Seguridad) cumplan con sus funciones.

Mediante este punto, una organización asegura que todo funcione en los tiempos determinados y bajo un presupuesto concreto.

·         Cumplir con la normatividad vigente en lo que respecta al SGSST. Toda organización debe garantizar ante el Ministerio del Trabajo que opera bajo el cumplimiento de la normatividad nacional vigente. Esto según los estándares mínimos del Sistema Obligatorio de Garantía de Calidad del Sistema General de Riesgos Laborales de que trata el artículo 14 de la Ley 1562 de 2012. El no implementar el SGSST de acuerdo con estos reglamentos puede conllevar grandes multas de hasta 500 salarios mínimos mensuales vigentes.

·         Adoptar medidas efectivas para identificar peligros, evaluar y valorar riesgos y establecer controles que prevengan daños en la salud de los trabajadores y/o contratistas, en los equipos e instalaciones. El capital que se invierte en prevención de riesgos puede parecer elevado, pero, en relación a los montos que resultan en multas o demandas, la inversión es totalmente justificable.

·         Diseñar y desarrollar un plan de trabajo anual para alcanzar cada uno de los objetivos propuestos. En este se deben identificar metas, responsabilidades, recursos y cronograma de actividades, en concordancia con los estándares mínimos del Sistema Obligatorio de Garantía de Calidad del Sistema General de Riesgos Laborales.

·         Desarrollar actividades de prevención de accidentes de trabajo y enfermedades laborales, así como de promoción de la salud que capaciten a los trabajadores de acuerdo con las características de la empresa. Así, los empleados son capaces de identificar peligros, evaluar y valorar riesgos relacionados con su trabajo o situaciones de emergencia.

·         Asegurar la participación de los trabajadores y de sus representantes ante el Comité Paritario o Vigía de Seguridad y Salud en el Trabajo, en la ejecución de la política e informarles sobre el desarrollo de todas las etapas del SGSST. El empleador debe evaluar  las recomendaciones obtenidas de estos agentes,  lo que garantiza que  el SGSST esté en constante retroalimentación y mejora.

·         Garantizar que el personal responsable de la seguridad y la salud en el trabajo esté disponible todo el tiempo de la jornada laboral. Este deberá ser una persona capacitada para:

-  Planear, organizar, dirigir, desarrollar y aplicar el SGSST, y como mínimo una vez al año,   realizar        su                      evaluación

-  Informar a la alta dirección sobre el funcionamiento y los resultados del SGSST

-    Promover la participación de todos los miembros de la empresa en la implementación del SGSST

·         Integrar los aspectos de Seguridad y Salud en el Trabajo, al conjunto de sistemas de gestión, estrategia, procesos, procedimientos y decisiones en la empresa.

Como hemos revisado, el empleador tiene una serie de obligaciones ante el Ministerio del Trabajo, que al mismo tiempo son responsabilidades con su empresa y sus trabajadores, pues la implementación del SGSST garantiza que se encuentren en óptimas condiciones y que puedan aprovechar todas sus capacidades en la compañía.

Tenga en cuenta que una organización no se puede considerar como exitosa si este éxito no  abarca  el  bienestar  de  sus  trabajadores.   En   Pensemos   hemos   desarrollado   el software Suite Versión Empresarial, que es una herramienta de automatización pensada para integrar varias herramientas de gestión que se adaptan a las necesidades del ámbito del SGSST de cualquier organización. Conozca en este artículo 16 beneficios de usar un software SGSST. El software de Pensemos S.A. le permite implementar los sistemas de gestión de calidad, gestión de riesgos, gestión de auditorías, gestión de mejoras, entre otros. Contáctenos para conocer más sobre la implementación del SGSST por medio de un software, con gusto responderemos sus inquietudes y lo acompañaremos en el proceso.

Responsabilidades de los trabajadores en el SGSST

Las responsabilidades de los trabajadores en el SGSST deben ser asignadas, documentadas y comunicadas a todos los niveles de la organización.

La asignación de responsabilidades de los trabajadores en seguridad y salud en el trabajo es una obligación del empleador establecida en numeral 2 del artículo 2.2.4.6.8 del Decreto 1072 de 2015 que establece:

«Artículo 8. Obligaciones de los Empleadores. El empleador está obligado a la protección de la seguridad y la salud de los trabajadores, acorde con lo establecido en la normatividad vigente.

Dentro del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST en la empresa, el empleador tendrá entre otras, las siguientes obligaciones:

…

2.  Asignación y Comunicación de Responsabilidades: Debe asignar, documentar y comunicar las responsabilidades específicas en Seguridad y Salud en el Trabajo SST a todos los niveles de la organización, incluida la alta dirección;

…»

Asignar responsabilidades a los trabajadores

El proceso de asignación de responsabilidades se realiza mediante un documento escrito. Asignación mediante carta

Una forma de asignar las responsabilidades de los trabajadores es mediante una carta. La carta va dirigida al empleado e incluye las responsabilidades que tiene dentro del SGSST de acuerdo con el cargo.

El empleado debe realizar la aceptación de sus responsabilidades, esto lo puede hacer firmando la carta que recibe de la alta dirección, o generando una nueva carta informando que las acepta.

Es importante resaltar que no es suficiente con presentar las responsabilidades a los trabajadores, la empresa debe guardar evidencia de que el empleado las conoce y las acepta y lo más usual en estos casos es mediante la firma.

Asignación mediante el contrato de trabajo

Algunas empresas optan por incluir las responsabilidades dentro del contenido del contrato de trabajo, de esa forma cuando el empleado firma el contrato está aceptando todo el contenido que allí se encuentra.

La ventaja de este sistema es que la asignación se hace desde el momento en que inicia la relación laboral, la desventaja es que no tienen en cuenta cambios en las funciones del

empleado. Por ejemplo, si el empleado es ascendido en la empresa, al tener personal a cargo, tiene funciones adicionales en el SGSST que no estaban incluidas cuando inició su contrato.

Documentar las responsabilidades de los trabajadores

La documentación de las responsabilidades incluye escribirlas en un documento (ya sea una carta, un contrato u otra modalidad).

A continuación, se presenta una lista de responsabilidades de los trabajadores de una empresa, esta lista no incluye las responsabilidades de jefes de área o supervisores y gerencia.

1. Conocer, entender y aplicar la política de Seguridad y Salud en el Trabajo.

2.    Conocer los riesgos de Seguridad y Salud en el Trabajo de sus actividades y aplicar las medidas para controlarlos.

3.    Procurar el cuidado integral de su salud.

4.    Suministrar información clara, completa y veraz sobre su estado de salud.

5.    Cumplir las normas de Seguridad y Salud en el Trabajo y reglamentos propios de la empresa.

6.    Participar en la prevención de riesgos laborales mediante las actividades que se realicen en la empresa.

7.    Informar las condiciones de riesgo detectadas al jefe inmediato o al responsable de Seguridad y Salud en el Trabajo.

8.    Reportar inmediatamente todo accidente de trabajo o incidente.

9.    Asistir y participar activamente en el programa de inducción y en los cursos de entrenamiento.

10.  Mantener y usar de acuerdo con el estándar los elementos de protección personal requeridos para sus actividades.

11.  Mantener limpio y ordenado el lugar de trabajo.

12.  Cumplir con la programación de los exámenes médicos.

13.  Aplicar las indicaciones de las hojas de seguridad de las sustancias peligrosas.

14.  Conocer y utilizar adecuadamente los procedimientos para las tareas asignadas.

15.  Conocer y aplicar normas básicas de seguridad de las herramientas de uso común.

16.  Gestionar la reparación o reemplazo de herramientas en mal estado.

17.  Hacer el trabajo de manera segura. Ejercer su derecho de buscar, conjuntamente con su jefe inmediato, formas de hacer el trabajo seguro cuando su condición personal o las condiciones de trabajo sean inadecuadas.

18.  Aplicar normas y políticas para asegurar un sitio de trabajo libre de tabaco, alcohol y drogas.

19.  Conocer y aplicar el procedimiento de emergencias del sitio de trabajo, incluidas alarmas, sistemas de protección, sistemas de emergencia y comunicaciones.

20.  Conocer los procedimientos de bloqueo de fuentes de energía de los diferentes equipos con los que trabaja.

21.  Participar en las actividades de capacitación en Seguridad y Salud en el Trabajo definidas en el plan de capacitación.

22.  Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo.

23.  Identificar y evaluar los peligros del lugar donde se realizarán actividades de alto riesgo y aplicar las medidas correctivas necesarias.

24.  Participar activamente en la elección del comité paritario de seguridad y salud en el trabajo COPASST y en la elección del comité de convivencia.

Estas obligaciones en el SGSST cambian dependiendo del rol del empleado en la organización, por ejemplo, las obligaciones del responsable del SGSST incluyen actividades adicionales de documentación, vigilancia, inspección y otras tareas que no aplican para los demás trabajadores.

Comunicar las responsabilidades

Normalmente las responsabilidades quedan comunicadas cuando se realiza la asignación de las mismas porque el empleado las aceptó, sin embargo, es conveniente tener varias formas de comunicación que recuerden a los trabajadores las responsabilidades.

Algunos ejemplos de formas de comunicación que se pueden utilizar son:

·         Incluir las responsabilidades de los trabajadores en el reglamento interno de trabajo

·         Incluir las responsabilidades en el reglamento de higiene y seguridad

·         Incluir las responsabilidades en el manual del SGSST

·         Presentar las responsabilidades de los trabajadores en el curso de inducción o reinducción

Dentro de los procesos de comunicación de responsabilidades se debe hacer entender a los trabajadores que cualquier tarea, por más compleja, urgente o importante que sea, puede y debe hacerse en forma segura.

INFORMACIÓN SGSST EN UNA ORGANIZACIÓN.

 IMPORTANCIA DE LA IMPLEMENTACION Y EJECUCIÓN DE SGSST EN UNA ORGANIZACIÓN.

Es una forma segura de gestionar con éxito una organización o una actividad consiste en conseguir el involucra miento de las personas en ese compromiso. Todos los sistemas de gestión, son cada vez más conscientes de la importancia del individuo en la consecución de metas. "El personal, a todos los niveles, son la esencia de una organización y su total compromiso e involucra miento permite que sus capacidades puedan ser utilizadas por el máximo beneficio de la Organización”. De igual manera hay que desarrollar una metodología basada en el ciclo PHVA (planear-hacer-verificar-actuar) capaz de satisfacer las necesidades en materia de Seguridad y Salud en el Trabajo (SST).

Mediante la resolución 1111 de 2017 que nos menciona los requisitos y fases de cumplimiento en diferentes fases que toda empresa debe cumplir en su tiempo establecido. Las estrategias de una organización deben incluir compromisos sobre la gestión del ambiente y condiciones de trabajo de los trabajadores. Es por eso también, que cada vez es más el número de empresas que se están preparando para gestionar consciente y eficazmente estos elementos.

Ayuda a reducir costos y mejorar la rentabilidad al administrar la Seguridad y Salud en el Trabajo (SST) como SISTEMA. Por el contrario, como ocurre si se maneja la SST a través de programas no articulados y de aplicación independiente generando mayores costos por duplicidad o falta de auto sostenibilidad.