Auditoria y Revisión de la Implementación del SG-SST

Objetivo: Hacer el examen, estudio y análisis de actividades, procedimientos y procesos, para verificar la eficacia, eficiencia y efectividad del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo acorde a los requisitos legales, , identificando falencias y fortalezas para establecer acciones de mejora.

Definiciones:

Administración del riesgo: proceso de identificación, medida y administración de los riesgos que amenazan la existencia, los activos, las ganancias o al personal de una organización, o los servicios que ésta provee.1

Auditoria interna: actividad independiente y objetiva de aseguramiento y consulta, concebida para agregar valor y mejorar las operaciones de una organización. Ayuda a una organización a cumplir sus objetivos aportando un enfoque sistemático y disciplinado para evaluar y mejorar la eficacia de los procesos de gestión de riesgos, control y gobierno.2

Acción correctiva: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra situación no deseable.

Acción preventiva: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad potencial u otra situación potencialmente no deseable.

Auditado: Organización que es auditada.

Auditoria: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoria y evaluarlas de manera objetiva, con el fin determinar el grado en que se cumplen los criterios de la auditoria.

Criterios de auditoria: Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos utilizados como referencia.

Conclusiones de la auditoría: Resultado de una auditoría que proporciona el equipo auditor tras considerar los objetivos de la auditoría y todos los hallazgos de la auditoría.

Equipo auditor: Uno o más auditores que llevan a cabo una auditoría. Un auditor de equipo auditor se designa generalmente como auditor jefe de equipo. El equipo auditor puede incluir auditores en formación y, cuando sea preciso, expertos técnicos. Los observadores pueden acompañar al equipo auditor, pero no actúan como parte del mismo.

Evidencias de auditoría: Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información que son pertinentes para los criterios de auditoria y que son verificadas. La evidencia de auditoría puede ser cualitativa o cuantitativa.

Hallazgo de auditoría: Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoría recopilada frente a los criterios de auditoría. Los hallazgos de la auditoría pueden indicar conformidad o no conformidad con los criterios de auditoria, u oportunidades de mejora.

No conformidad: Incumplimiento de un requisito. 

SST: La seguridad y la salud en el trabajo (SST) es una disciplina que trata de la prevención de las lesiones y enfermedades relacionadas con el trabajo, y de la protección y promoción de la salud de los trabajadores.

Programa de auditoría: Conjunto de una o más auditorías planificadas para un periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito específico.3

Auditoria

Alcance y evidencias de cumplimiento

El proceso de auditoria aplicará a toda la Facultad Nacional de Salud Pública incluyendo proyectos de investigación y extensión vinculados a la Facultad, y deberá realizarse una vez al año.

Iniciará al ser programada, continuando con la asignación

del equipo auditor, su ejecución, análisis, evaluación de la

información y terminará al elaborarse el informe de

auditoría y el plan de mejoramiento.  

El proceso de auditoría deberá abarcar:

• El cumplimiento de la política de seguridad y salud en el trabajo.

• El resultado de los indicadores de estructura, proceso y resultado.

• La participación de los trabajadores.

• El desarrollo de la responsabilidad y la obligación de rendir cuentas;

• El mecanismo de comunicación de los contenidos del SG-SST, a los trabajadores.

• La planificación, desarrollo y aplicación del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST.

• La gestión del cambio.

• La consideración de la seguridad y salud en el trabajo en la~ nuevas adquisiciones.

• El alcance y aplicación del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el trabajo SG-SST frente a los. proveedores y contratistas.

• La supervisión y medición de los resultados.

• El proceso de investigación de incidentes, accidentes de trabajo y enfermedades laborales, y su· efecto sobre el mejoramiento de la seguridad y salud en el trabajo en la empresa.

• El desarrollo del proceso de auditoría.

• La evaluación por parte de la alta dirección.

Para evidenciar el correcto funcionamiento del sistema se verificará el cumplimiento y adecuado desarrollo de ciertos ítems que son:

• Matriz legal actualizada, con toda la normatividad legal vigente aplicable a la Facultad.

• Verificar que los temas de seguridad y salud en el trabajo hayan sido contemplados en las adquisiciones y compras.

• Evidenciar que el sistema tiene los recursos físicos, técnicos, humanos y financieros necesarios para el desarrollo del mismo

• Confirmar que los reportes de condiciones de trabajo considerados peligrosos hayan tenido buena gestión y solución.

• Comprobar que el comité paritario de seguridad y salud en el trabajo – COPASST cumplió con sus obligaciones entre ellas las reuniones mensuales.

• Confirmar la evaluación de las no conformidades encontradas en el Plan anual de trabajo

• Revisar que las actividades en pro de mejorar las condiciones de salud de los trabajadores se realicen de acuerdo a lo encontrado en el diagnóstico de dichas condiciones.

• Confirmar la existencia y ejecución del plan de emergencias y respuesta ante emergencias.

• Comprobar la existencia y funcionamiento del programa de capacitación en seguridad y salud en el trabajo.

• Verificar que los controles propuestos para eliminar o sustituir los riesgos identificados se ejecuten.

• Verificar que las acciones correctivas y preventivas generadas en las investigaciones de incidentes-accidentes e inspecciones de seguridad están siendo ejecutadas.

Informe de Auditoría:

• Nombre de integrantes del equipo auditor, cargo y área.

• Área auditada.

• Descripción del hallazgo.

• Descripción de las fortalezas (incluyen los aspectos que se están cumplimiento de acuerdo a las evidencias identificadas

• Descripción de las no conformidades relacionadas al aspecto de cumplimiento del SG-SST.

• Descripción de las oportunidades de mejora.

• Conclusiones del equipo auditor.

• Nombre y firma de los auditores.

• Nombre y firma de responsable del SG-SST quien recibe el informe.

Revisión por la alta dirección

La alta dirección hará una revisión del SG-SST por lo menos una vez al año; resultados de auditorías e indicadores además de informes de los diferentes programas y actividades, estos permitirán analizar y evaluar el funcionamiento de dicho sistema. Además, posibilita el estar informado sobre el proceso de gestión que se ha realizado en materia de seguridad y salud en el trabajo.

La revisión de la alta dirección debe permitir:

• Determinar si las estrategias han sido eficaces para alcanzar objetivos, metas y resultados esperados

• Corroborar el cumplimiento del plan de trabajo anual y el cronograma de actividades

• Analizar la suficiencia de los recursos asignados

• Revisar la capacidad del Sistema para satisfacer las necesidades globales

• Analizar la necesidad de realizar cambios

• Analizar el resultado de los indicadores

• Aportar información sobre nuevas prioridades y objetivos estratégicos

• Determinar si las medidas de prevención y control de peligros y riesgos se aplican y son eficaces

• Intercambiar información con los trabajadores sobre resultados y su desempeño

• Facilitar la toma de decisiones que tengan por objeto mejorar la identificación de peligros y el control de los riesgos y mejorar la gestión

• Determinar si promueve la participación de los trabajadores;

• Evidenciar que se cumpla con la normatividad nacional vigente aplicable

• Establecer acciones que permitan la mejora continua

• Establecer el cumplimiento de planes específicos, de las metas establecidas y de los objetivos propuestos

• Inspeccionar sistemáticamente los puestos de trabajo, máquinas y equipos e instalaciones

• Vigilar las condiciones en los ambientes de trabajo

• Vigilar las condiciones de salud de los trabajadores

• Mantener actualizada la identificación de peligros, la evaluación y valoración de los riesgos

• identificar la notificación e investigación de incidentes, accidentes de trabajo y enfermedades laborales.

• Identificar ausentismo laboral por causas asociadas con SST

• identificar pérdidas como daños a la propiedad, máquinas y equipos entre otros, relacionados con SST

• identificar la efectividad de los programas de rehabilitación de la salud de los trabajadores

Informe de la alta dirección

1 Fecha de realización.

2 Periodo revisado.

3 Fecha de próxima revisión.

4 El responsable del sistema proporcionará la siguiente información a la alta dirección:

• La política y los objetivos del SG-SST.

• Resultados de la participación de los trabajadores y de los mecanismos de comunicación con los mismos.

• Evaluación del desempeño de los responsables de la implementación del SG- SST.

• Plan de trabajo anual

• Matriz de identificación de peligros evaluación y valoración de los riesgos

• Evaluación inicial del SG-SST

• Gestión de los peligros y riesgos

• Medidas de prevención y control

• Resultado de indicadores de estructura, proceso y resultado.

• Resultados de la gestión del cambio.

• Requisitos que se tuvieron en cuenta por las nuevas adquisiciones.

• Evidencias de la aplicación del SG-SST frente a proveedores y contratistas.

• Planes de acción arrojados de las Investigaciones de incidentes, accidentes de trabajo y enfermedades laborales.

• Proceso de auditoría.

5 Desarrollo: Teniendo ya toda la información necesaria para realizar la revisión, se hará verificación según lineamientos y revisión de cada documento y resultado, de acuerdo con lo definido inicialmente en la planificación y aplicación del sistema.

6. Resultados de la Revisión: Cada ítem será evaluado de acuerdo con los parámetros de evaluación que se establezcan.

7. Planes de Acción: Se implementarán acciones dirigidas a mejorar y fortalecer aquellas actividades o procesos en los que se encuentren problemas o debilidades. Cada acción debe tener definida una fecha de aplicación y revisión, además del responsable, los recursos y el seguimiento que se le dará.

Los resultados de la revisión deben ser documentados y divulgados al COPASST o Vigía de SST y al responsable del SG-SST; éste último, debe definir e implementar las acciones preventivas, correctivas y de mejora a que hubiere lugar.

Bibliografía: Facultad Nacional de Salud Pública “Héctor Abad Gómez”                Universidad de Antioquia.